Reunionitis: ¿Sufres ese síndrome?
Es cierto que el término “Reunionitis” no aparece en el DSM V (es el Manual Diagnóstico y Estadístico de los Trastornos Mentales de la Asociación Americana de Psiquiatría), pero igual algún día se decide incluirlo por los efectos nocivos que tiene no solo para tu salud sino sobretodo para la de tu equipo.
En muchos de nuestros clientes, vemos que las reuniones día a día pierden su sentido porque no se respetan ni tiempos de inicio, de fin y mucho menos unas pautas que las hagan realmente eficaces. Las reuniones se convierten en encuentros que se extienden a lo largo del tiempo y de los que se sacan muy pocos resultados. Pero…¿por qué?
LO QUE ESCONDEN LAS REUNIONES
Las reuniones llegan a ser un punto peligroso en las empresas cuando esconden uno o más de estos motivos…
– Sirven para alejarse del trabajo individual: todos sabemos que pensar, crear desde 0, coger una página en blanco para iniciar un proyecto es mucho más difícil que reunirse con otras personas. De este modo, para muchas personas se convierten en la opción para dejar de lado tareas que son imprescindibles en la organización como es “pensar en soledad”.
– Sensación de agenda llena: Las reuniones (y más si tienes varias a lo largo del día), te dan la sensación de que tu agenda está llena y te llevan a confundir activismo con eficacia en tu trabajo. Tener la agenda repleta no significa que seamos productivos.
– Potencian ciertas rencillas personales: Cuando muchos temas son debatidos en público se aumenta la probabilidad de que personas con rencillas personales se muestren reticentes con las ideas que plantea su “oponente”. Curiosamente si muchos de estos temas se trataran de forma individual, reduciríamos el tiempo de discusiones que no nos llevan a ninguna parte.
– Pérdidas a lo grande de tiempo: Si hay una pauta que se cumple en prácticamente todas las reuniones a las que debo de asistir con mis clientes, es la impuntualidad. Es muy habitual que una persona llegue 5 minutos tarde (ojala solo fueran 5…). Si les preguntas a estas personas cuanto tiempo hemos perdido te dirán con toda seguridad que 5 minutos, sin darse cuenta de que si les esperábamos 9 personas más, nos habrán hecho tirar a la basura 50 minutos de vida.
– Permiten ocupar el tiempo: Hay personas que construyen su sentido de vida a través del trabajo. Tanto es así que no han destinado tiempo a buscar opciones más enriquecedoras con las que ocupar su tiempo después del trabajo por lo que mientras están en el trabajo no tienen que pensar en cómo ocupar su tiempo libre. Te puede parecer sorprendente, pero la verdad es que conozco a demasiados de estos.
– A la no planificación y desorganización se le llama creatividad: La creatividad puede ser algo organizado, sistemático, con forma para no perder el tiempo. Hay personas que no planifican una reunión pero lo justifican diciendo que en la vida no tiene por qué estar todo tan planificado y que esto rompe la creatividad de la gente…¡qué poco saben de creatividad!
– Búsqueda de culpables: Muchas reuniones sirven para buscar y analizar quién es el “culpable” de cualquier problema ocurrido pero en la mayoría de ellas, cuando se ha encontrado a esa persona, nos levantamos de allí si tener soluciones para que no vuelva a suceder. Eso sí, muy tranquilos con saber que no he sido yo el que ha creado este problema.
CONSECUENCIAS DE LA REUNIONITIS
Uno de los problemas más notables de la reunionitis es que igual tú sufres de este síndrome pero tu gente no. Cada día más nos encontramos con personas en el equipo que empiezan a pensar si moverse de empresa, que empiezan a enviar sus currículums y cuándo indagas en sus motivos, muchos de ellos tienen que ver con la gestión de reuniones en sus empresa.
A veces se encuentran con jefes que sufren de necesidad de control y de reunionitis que les lleva a convocar a su gente para cada reunión a las 18 horas. (“Espera, pero si esa es la hora en la que acabo de trabajar”…piensa su colaborador). Y de este modo, el colaborador regala día a día a un jefe así ese tiempo tan valioso que se le llama “libre…y reunión tras reunión se aproxima a perder a gente valiosa.
RETO DE LA SEMANA:
Sería útil que durante una semana te anotes cuántas reuniones convocas, de cuánto tiempo, a cuántas personas implicas, etc. y analiza: ¿Son todas ellas necesarias?, ¿Podría acortar los tiempos de la misma? ¿Es necesario que convoque a todas estas personas? Posiblemente iniciando este cambio, empiezas a recuperar a parte de tu equipo.
