El poder de los pequeños hábitos: Las 4 tareas TOP

Hace un par de semanas compartí con vosotros una de las herramientas que me ha hecho recuperar mucho tiempo o al menos ser muy efectiva en esas 24 horas de las que todos disponemos cada día: “La gestión eficaz de los emails”.

Hoy te regalaré otro de mis “pequeños hábitos”; posiblemente el hábito que llegó a transformar mi efectividad como profesional, un hábito que ha producido numerosos efectos positivos en mi empresa, no solo en cuanto a ganancia de tiempo sino sobretodo en cuanto a rentabilidad económica.

EL ORIGEN DE ESTE HÁBITO EXTRAORDINARIO

La primera vez que empecé a desarrollar este hábito fue en mi infancia, con un plato de paella delante y con uno de los mayores aprendizajes que me ha dado mi madre. Como típica niña intentaba comerme del plato de paella solo aquello que me gustaba. El problema es que en mi casa esa estrategia no servía ya que las verduras eran valoradas igual o más que el arroz por lo que no podían quedar en el plato. Justo en aquella situación mi madre me dio un consejo muy importante: “En esta casa sabes que el plato tiene que quedar vacío por lo que te recomiendo que te comas primero lo que no te gusta ahora que tienes mucha hambre y te costará menos y después el arroz que es lo que encanta”, es decir, me hacía comer primero las “verduras top” para después disfrutar del arroz. 

Curiosamente hoy en día disfruto muchísimo con las verduras, tanto o más como con el arroz pero sí que es cierto que siempre veréis en mi plato el “socarraet” para el final.

AHORRA TIEMPO CON EL HÁBITO DE LAS 4 TAREAS TOPS

A lo largo del día hay ciertas tareas que vas dejando sin cubrir porque vas saltando de una microtarea a otra, una llamada que te entra, un email, un compañero que te reclama algo pendiente, etc. Y generalmente estas tareas que te vas dejando son realmente importantes. Al principio te autoconvences a ti mismo de que no pasa nada porque sabes que no son urgentes, pero los días y las semanas pasan rápido con lo que acabas haciendo una tarea urgente e importante a una velocidad que suele ir acompañada de un gran número de fallos que, además, pueden ser catastróficos para tu empresa.

Para controlar estos efectos tienes una herramienta que he ido desarrollando a través del tiempo y que, a pesar de que es de una sencillez tremenda, puede cambiar drásticamente el rumbo de tu jornada laboral. Se trata de que anotes en tu agenda del día 4 acciones Top con las que debes empezar la jornada. Con “acciones TOP” entendemos cualquier acción de gran importancia en tu trabajo que produce directa o indirectamente resultados y beneficios económicos. 

La forma en la que puedes distinguir las acciones top de otras es que suelen ser las que más te incomodan y las que vas dejando que salten de un día para otro en la agenda. Está más que demostrado que justo estas acciones incómodas que vas postergando suelen ser las más importantes y las que pueden producir una verdadera diferencia a nivel de resultados. 

PASOS A SEGUIR PARA LLEVAR A CABO ESTE HÁBITO

PASO 1- PLANIFICIAR LAS 4 TAREAS TOP: puedes hacerlo la noche anterior o como primera tarea del día, eso sí, debes tener en cuenta que tienen que ser 4 acciones que afecten directamente a la rentabilidad de tu negocio, 4 tareas a partir de las cuales de forma directa o indirecta pueden ayudar a la facturación. A veces una llamada a un cliente al que le puedes vender un servicio o un producto, un email que retome el contacto con una persona a la que presentaste un proyecto, una reunión importante con un colaborador, o incluso pueden ser horas directas de proyecto que se facturan (en mi caso horas de formación, un proceso de Shadowing, etc.).

PASO 2- PRIMERAS 4 ACCIONES: Empieza por estas tareas como primera acción del día, incluso antes de abrir tu correo. En el caso de que necesites abrirlo para realizar una de tus tareas tops, lo cierras posteriormente para continuar con el resto. Estas 4 acciones no se anotan para que pasen el día tranquilamente en tu agenda, sino que son las 4 primeras acciones del día. El proceder de este modo tiene un motivo de peso: cuando hay acciones que te incomodan, vas ocupando tu día con tareas superficiales que dilatas en el tiempo para que nunca llegue el momento de las tareas incómodas. Llegas al final del día y tu concentración y energía ya no es suficiente para afrontarlas con éxito, por lo que decides pasarlas al día siguiente. Y así puedes repetir este mecanismo durante semanas. Cuando invertimos el proceso y empezamos por las más incómodas (= importantes) sentimos un alivio inmenso a primera hora del día, por lo que el resto de las tareas se realizan con una ligereza increíble.

PASO 3- EMPIEZA POR UNA RÁPIDA: Puedes empezar por la que quieras pero sería útil empezar con la que menos tiempo te ocupe porque esto te animará a pasar después por las siguientes tareas con más motivación y utilizando mucho menos tiempo.

PASO 4- EL DÍA CONTINÚA: Cuando acabes con estas 4 tareas, ya puedes continuar con las que quieras porque te aseguro que solo estas 4 tareas pueden cambiar el rumbo de tu negocio.

PASO 5- VUELVE A INTENTAR: Puede ocurrir que en algún momento abandones el hábito porque al principio cuesta mucho mantenerse en los mismos, pero si ocurre, no te machaques, simplemente vuelve a recuperarlo. Cuando te apuntas al gimnasio, lo ideal sería ir todos los días, pero si una semana te saltas el hábito, no pasa nada,, se recupera y ya está. 

BENEFICIOS DE ESTE HÁBITO:

Este hábito ha incorporado en mi vida profesional muchos beneficios cada día en el que aplico la herramienta de “las 4 tareas TOP”. A continuación, te muestro algunos de los beneficios más significativos:

– Aumento de ventas y beneficios: esto ha incrementado de forma considerable nuestra facturación ya que las tareas que acaban produciendo ventas de nuestros servicios o productos están vinculadas a estas tareas TOP. 

– Disfrute: el hecho de “quitarme de encima” las tareas más complicadas del día, hace que el resto sea mucho más disfrutable. Lo puedes comparar con ir a correr de buena mañana. Si te vas a las 6 de la mañana a correr, te das cuenta de que a las 9 ya tienes hecho el ejercicio del día, te has duchado, has desayunado y te has ido a trabajar con una energía increíble.

– Agilidad: esa energía con la que arrancas te permite después realizar muchas otras tareas pequeñas o de menor importancia con mucha más agilidad, sin extenderlas más del tiempo requerido.

– Ejemplo para tu equipo, compañeros, etc.: el uso de esta herramienta permite que personas que tienes a tu alrededor se interesen por tu nivel de productividad y acaban replicando en su día a día la herramienta. Esto permite que cada vez sea más productivo no solo tu equipo sino también tu empresa en general.

– Satisfacción personal: no hay mayor satisfacción al acabar el día, cuando pones tus pies descalzos encima del sofá, el sentir que el día ha valido la pena, que has llegado a todo aquello que querías…¡o al menos a CASI TODO! (que ya es mucho decir).

¿Te animas a poner “Las 4 tareas TOP” en práctica ?