Dificultades de comunicación con tu equipo

Dificultades de comunicación con tu equipo

¿Tienes alguna dificultad para comunicarte con personas de tu equipo? ¿Te entienden a la primera? ¿Hay errores en sus formas de entenderos? ¿Parece que te hayas explicado justo al revés de lo que querías? Puede que uno de los temas más recurrentes con los que nos encontramos a nivel de formación, sea el tema de la comunicación. Generalmente no tenemos la sensación de que nos hayamos equivocado a este nivel, pero muchas veces ocurre sin más, posiblemente porque no somos robots sino que somos seres humanos con unas capacidades limitadas.

 

EJEMPLOS DE ERRORES EN LA COMUNICACIÓN

Hace unos días hablando con una responsable de formación, nos comentaba que algo no funcionaba correctamente en la empresa porque había emitido un comunicado para los mandos intermedios de la misma y que no sabía cómo pero que se habían producido mil y un mal entendidos.

Para poder analizar la situación le pedimos que nos dijera paso a paso el proceso que había seguido en este tipo de comunicación. Y ella nos relató el siguiente proceso:

  1. Primero reuní a los mandos intermedios para explicarles que sus operarios se pueden adherir a una ley según la cual si demuestran años de experiencia laboral en este sector, se puede convalidar por un título profesional.
  2. Les he enviado un correo donde les he definido lo que hace falta para conseguir este tipo de convalidaciones.
  3. A partir de ahí se han producido los problemas porque se ve que los mandos intermedios han transmitido mal la información.
  4. Me han llamado muchos operarios para que les explicara, otros diciendo que no entendían lo que les transmitían sus jefes e incluso otros mostrando incluso enfado puesto que entendían de forma equivocada la propuesta.

Para ella era imposible explicarse cómo una información tan positiva y favorable para los operarios había acabado en tan gran problema.

 

INVESTIGANDO

Cuando llegamos a este punto, uno de los aspectos más importantes es investigar con detalle qué es lo que realmente ha pasado. Tan solo con la versión de ella no era suficiente por lo que le pedimos que nos reenviase el correo “tan bien detallado” que les había enviado y…¡tachan! Ahí estaban todas las problemáticas que habían provocado el malentendido:

– El correo era muy extenso por lo que con la carga que llevan los mandos intermedios provoca que no lo lean directamente.

– Contenía información demasiado precisa de la ley por la que se derivaba esta convalidación. Todos sabemos que muchas leyes no están hechas de forma sencilla sino que más bien parecen redactadas para que no las entendamos.

– Los pasos que tenían que indicar a los operarios eran tantos que era muy fácil perderse a mitad del camino.

– En el mismo correo, con la intención de explicar el máximo detalle, había partes que se repetían.

 

SOLUCIÓN

Cuando te encuentras con este tipo de problemas, la solución empieza por un paso un tanto “difícil”: hacerle entender a esta profesional que no es que no quieran hacerle caso, sino que simplemente es difícil procesar una comunicación tan específica y extensa. En este caso nos encontramos ante una de esas profesionales dispuesta a aprender de la crítica, dispuesta a crecer a partir de sus errores por lo que fue sencillo conseguir arrancarle una risa sobre sí misma y su forma tan profesional de expresarse.

Y a partir de ahí construimos con ella los pasos que debía seguir un correo de este tipo:

  1. Resume al máximo el correo.
  2. No entres en especificaciones de leyes sino en el asunto clave: “posibilidad de convalidar de forma gratuita vuestra experiencia por un título”.
  3. Establecer solo el primer paso a seguir de forma sencilla.
  4. Ponerse en contacto con ella los interesados para recoger más información.
  5. Y todo esto definido con un correo tipo para que los mandos intermedios puedan copiar, pegar y reenviar a sus operarios. Por ejemplo:

 

“Estimado compañero,

Desde RRHH me informan que ha salido una ley que permite beneficiarte de algo muy positivo: convalidar tus años de experiencia por un título profesional de forma gratuita. Tenemos un plazo de dos meses para ello. Si estás interesado ponte en contacto con XXXX de RRHH para que te diga los siguientes pasos a realizar. Su teléfono es 6º$0&¿378”.

 

Simple, sencillo, directo, tan solo así podemos hacer que nuestros mensajes lleguen correctamente a nuestros colaboradores.

 

RETO DE LA SEMANA:

Esta semana te proponemos que escojas un correo que hayas enviado y que no haya sido entendido a la perfección por tu interlocutor y que revises aquellos aspectos que han podido conducir al malentendido. ¿Sobra información? ¿Hay demasiado detalle? ¿Hay términos muy técnicos? ¿Se da algo por supuesto?

¡Nos vemos la próxima semana!

 

Reme Egea
Reme Egea
Maestra de Educación Física, Formadora en Habilidades Directivas y Gestión de Equipos, Psicóloga, Creadora del proyecto educativo "Con los pies en el aula", Conferenciante, consultora y socia de Proformación S.L.

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